为进一步适应新时期事业单位登记档案规范化、标准化、制度化需要,湖南长沙浏阳市委编办坚持“三个同步”,不断提升事业单位登记档案管理水平。
一是坚持档案归集与日常工作同步。事登档案来源于设立、变更、注销、补证等日常登记工作,事登档案资料是否真实、有效、齐全均取决于日常登记工作。该市认真践行“四个坚持”(坚持提交资料清单提前告知制度,坚持严格审查登记资料的真实性、有效性和完整性,坚持先审核纸质资料再复核颁证,坚持办结登记后及时按规定整理归档),确保档案归集与日常工作同步。同时,在公示信息抽查、执法检查、调研、登记等工作中,提前调阅事登档案,全面掌握事业单位登记整体情况,为检查、调研、日常登记管理以及事业机构编制管理等工作提供重要依据。
二是坚持档案提质与硬件建设同步。为更好适应新常态下事登档案管理需要,根据《事业单位登记管理档案管理办法》要求,该市以事业单位法人证书改版和开展赋予唯一的统一社会信用代码工作为契机,将所有登记档案按照设立登记、变更登记、注销登记、年度报告和其他登记管理五大类进行重新整理、排序、编码、制作目录、装订成册,对档案盒、档案封面、档案隔页进行精心设计和统一制作,确保事业单位登记档案全部达到“材料齐全、内容完整、编号统一、存档规范”的归档要求。同时新增事登档案设备,更新档案柜、更换档案盒,配备事登档案专用电脑,推行纸质档案整理与电子目录同步,实现事登档案一户一档、专柜存放。
三是坚持档案保管与有效利用同步。按照事登档案管理要求,完善《浏阳市事业单位登记档案查阅制度》和《事业单位登记档案工作人员职责》,落实专人负责档案管理,严格按照防潮、防火、防盗、防虫、防尘等规定保管事登档案。规范事登档案的使用,规范事登档案申请查阅流程,详细记录档案查询和借阅情况,按要求对外提供免费查询服务;建立专门查询电子库,充分利用电子目录库开展档案查询等工作,做到“查阅留痕、登记清晰、责任明确”。通过精细化管理、信息化查询,进一步提高了事登档案的管理水平和利用效率。