为提升机构编制精细化管理水平，湖南省湘西州编办依托机构编制实名制管理系统，用好用活系统数据库，将“死数据”变“活资料”，最大程度地发挥实名制数据库在机构编制管理中的决策参谋作用。
一是强化动态管理，确保数据全面准确。推行“机构编制管理证”、“机构编制台账”和“机构编制实名制数据库”三合一管理模式，建立机构编制台账和动态数据管理，各单位办理完增减人员调出、调入、退休等手续后，在10个工作日内在机构编制管理证与实名制数据库进行人员增减登记，及时更新维护实名制数据库信息，确保机构编制调整数据第一时间登记入库、第一时间归档到位，确保数据全面准确。
二是注重数据运用，发挥决策参谋作用。充分运用机构编制实名制数据库的统计情况，坚实做好三个服务，切实发挥决策参谋作用，即服务领导决策，对机构编制总体情况、编制使用情况、机构编制统计数据的增减变化情况等进行全面系统客观的分析评估，为领导决策提供详实的一手资料；服务部门工作，为组织部门配备领导干部、人社部门公开招考和人员调配、财政部门经费预算和核拨经费等提供数据支持；服务机构改革和机构编制管理工作，实现机构编制的动态管理，更好地完善宏观调控，为合理确定用编计划提供科学参考依据。
三是建立预警机制，提升监测管控能力。建立预警预报机制，依托网络技术，构建了纵向联接省、州、县(市)三级，横向覆盖编办、主管部门、下属单位的机构编制实名制网络管理系统，并结合机构编制数据统计的月报、季报、年报，对全州机关事业单位的机构编制情况进行统计调查和分析，实行数据实时监控，使各县市和州直各单位机构编制配置始终在限额内进行，确保了机构编制“只减不增”的红线不突破，为全州控编减编工作打下坚实基础。