为进一步提高机构编制管理信息化、规范化和精细化水平，山东省烟台市委编办以4月份启用山东省机构编制综合管理信息系统（以下简称“新系统”）为契机，实施“1234”工作法，理顺科室职能，规范业务流程，建立管理台账，完善运行机制，切实加强机构编制实名制管理。
归口“一个单位管理”。为加强工作统筹，实现机构编制信息数据“一个口”进出，针对此前机构编制信息维护、人员入减编业务办理分散在多个业务科室的情况，市委编办于新系统启动当日，将原由三个业务科室负责的机构编制信息维护、人员入减编业务办理调整由市机构编制实名制管理中心一个单位集中维护、统一办理，保证了新系统基础数据维护的时效性、准确性和一致性。
明确“两套业务流程”。针对新系统启用、编办内部科室职责调整等情况，市委编办按照优化流程、规范操作的原则，制定了《烟台市市直机关事业单位增人落编和减人出编工作流程》、《烟台市市直机关事业单位机构编制事项调整信息维护流程》，分别对人员入减编业务办理、机构编制信息维护流程进行了细化和规范，每个环节都明确了AB角，要求责任人严格按照既定流程审核把关、调整信息，确保步骤执行不走样、信息维护无纰漏。
记录“三本管理台账”。为保证机构编制实名制管理有据可依、有章可查，市委编办建立了《烟台市市直机关事业单位用编进人管理台账》、《烟台市市直机关事业单位减人管理台账》、《烟台市市直机关事业单位机构编制事项调整管理台账》，详细记录入减编人员的编制使用许可通知单编号、入减编类型等业务办理信息和机构编制事项调整信息。同时，将用编许可通知单、增人通知单、减人通知单、机构编制调整文件作为机构编制实名制管理的基础性资料，按照部门、单位做好分类、存档，方便日后查询和使用。
建立“四项工作机制”。建立协作配合机制，各业务科室按要求第一时间提供机构编制调整文件，市机构编制实名制管理中心在规定期限内做好相关信息维护工作，彼此衔接、密切协作。建立信息校验机制，部门、单位通过系统提交人员入减编业务前，必须通过单位和人员信息校验，凡不完整不准确的，一律退回。整改完成，方可办理相关业务。建立定期汇总机制，每周周末，汇总《增减编人员情况统计表》；每月月末，汇总《未及时办理落编人员情况统计表》、《达到退休年龄未及时减编人员情况统计表》，为领导决策和科室工作提供依据。建立调度考核机制，定期调度部门单位增（减）人时限、领导职务调整等方面情况，相关情况与系统数据进行比对，比对结果与当年度事业单位绩效考核挂钩，增强了部门单位维护系统数据的自觉性和主动性。