为进一步加强对各部门“三定”工作的业务指导，及时对接沟通和帮助协调工作中遇到的困难和问题，准确了解“三定”工作进度，宁波市海曙区机构改革专班组建“小分队”，合力推进机构改革部门“三定”工作取得阶段性成效，目前全区需要制定“三定”的部门已基本完成“一报一回”工作。
“小分队”一线破题，当好“政策解读员”。建立了与各涉改部门的对口联络机制，将全区36家需要制定“三定”的部门根据职能特点和相关联程度分成4类，每类约8-10个部门；同时，根据所在科室和个人工作经验特点，将专班人员分为4个小分队，每个小分队分别联系一类部门，第一时间提供相关政策业务咨询，提高部门间沟通效率和质量，当好涉改部门的“政策解读人”。
“小分队”一线调研，当好部门“协调人”。由办领导班子带队，各小分队先后赴区退役军人事务局、区医保局、区农业农村局等部门开展走访调研，实地了解机构运行和人员转隶到位情况，探讨“三定”过程中在职责划转、职能定位、内设机构设置和人员编制配备方面出现的问题并共同研究解决对策，重点做好各部门职责划转的协调和对接工作，确保职能运行上下通畅，左右衔接有序。
“小分队”一线指导，把好“三定”审核关。在收齐审核各部门“机构改革组织实施工作方案”“‘三定’规定草案说明”等材料的基础上，按照“三报三回”的工作流程，对各部门“三定”规定“一报”材料进行深入细致的审核，对照各部门机构编制框架逐项审核机构编制配备情况，重点对“三定”规定中的部门职能变化情况、用语表达规范性等内容进行审核并提出修改意见；同时，要求各部门加强与市级部门沟通，主动学习、参照市级部门的“三定”规定，明确“三定”规定修改的方向和内容；把握好“三定”制定各阶段上报时间，按时保质完成各项任务。